O Zoho Expense é um aplicativo de relatórios de despesas on-line que você pode usar para registrar e relatar todas as suas despesas comerciais.
Sempre que incorrer em uma despesa comercial, você pode carregar o recibo ou registrá-lo no Zoho Expense. Se você carregar um recibo de despesa, ele será verificado automaticamente e convertido em uma despesa automaticamente. Depois de registrar as despesas, você pode consolidá-las em um relatório de despesas e enviá-lo ao seu gerente para aprovação. Seu gerente revisará o relatório de despesas e decidirá aprová-lo ou rejeitá-lo. Se o seu gerente aprovar o relatório, você poderá solicitar o reembolso de suas despesas. Por outro lado, se o seu gerente rejeitar o relatório, você pode fazer as alterações sugeridas na seção de comentários do seu relatório de despesas e reenviá-lo para aprovação.
Você também pode fazer solicitações de viagens antes de fazer viagens de negócios e enviá-las aos seus gerentes para obter aprovação. Depois de retornar da viagem, registre as despesas relacionadas à viagem e envie-as aos seus aprovadores para solicitar o reembolso.
Você pode navegar pelos vários módulos em nossa documentação de ajuda para saber como gerenciar suas despesas com eficiência. Antes de nos aprofundarmos nos módulos do Zoho Expense, vamos dar uma olhada em alguns dos aspectos comuns do produto que facilitarão o uso do Zoho Expense para você.
Funções do usuário
O Zoho Expense tem três funções de usuário padrão, ou seja, Remetente, Aprovador e Administrador. No entanto, os administradores podem criar novas funções de usuário e configurar permissões.
Aqui estão as funções que cada função de usuário pode executar:
- Remetente : pode fazer upload de recibos, criar despesas, criar e enviar relatórios de despesas para aprovação. Os remetentes são geralmente os funcionários da organização.
- Aprovador : pode executar todas as ações de um remetente e também tem permissão para aprovar relatórios enviados (incluindo seus próprios relatórios). Os aprovadores geralmente são os líderes e gerentes da equipe.
- Admin : pode acessar todos os módulos do produto, configurar as preferências do produto, atribuir funções de usuário e executar qualquer ação. Os administradores geralmente são os gerentes, a equipe financeira e o balcão de viagens.
Acesse o Zoho Expense
Para acessar o Zoho Expense, você terá que receber um convite do seu administrador. Depois de receber o e-mail de convite em seu endereço de e-mail, clique no e-mail de convite e configure sua conta para acessar sua organização do Zoho Expense.
Lar
Assim que fizer login no Zoho Expense, você verá um painel perspicaz que lhe dará uma visão geral de todas as suas despesas e relatórios.
Despesas
Registre todas as despesas incorridas em nome do seu negócio. Com o recurso de verificação automática, você pode simplesmente arrastar e soltar os recibos para criar despesas automaticamente. Existem várias maneiras de registrar suas despesas .
Relatórios
O módulo de relatórios permite-lhe criar um relatório e adicionar todas as despesas que registou. Além disso, você pode adicionar recibos relevantes junto com as despesas e enviar o relatório para solicitar o reembolso. Você também pode automatizar a geração de relatórios .
Viagens
Se estiver em uma viagem de negócios, você pode criar uma viagem e enviá-la para aprovação. Durante sua viagem, você pode registrar as despesas relacionadas à viagem, como alimentação, transporte, acomodação, etc. Após a viagem de negócios, você pode criar um relatório, adicionar essas despesas e enviá-lo para solicitar seu reembolso. Você também pode acompanhar o processo de reserva de suas viagens.
Adiantamentos
Se você precisar de fundos adiantados para suas próximas despesas ou viagens, solicite adiantamento ao seu empregador. Depois de receber os adiantamentos, você pode aplicá-los em relatórios ou viagens.
Cartões
Você pode adicionar seus cartões pessoais ou corporativos e buscar os extratos do cartão. As transações do cartão assim obtidas serão criadas como despesas automaticamente ou você pode convertê-las em despesas manualmente .
Minhas configurações
Em Minhas configurações , você pode configurar valores padrão e designar delegados para enviar e aprovar despesas em seu nome. Conecte seus cartões e crie despesas a partir dos extratos do cartão. Você também pode adicionar seus documentos de viagem a partir daqui.
Pagina Inicial
Início - Seu Painel
O A página inicial permite que você registre uma despesa ou um recibo rapidamente, ajuda você a obter uma visão geral de suas tarefas pendentes e visualizar a lista de todos os seus relatórios de despesas e viagens recentes.
Tarefas Pendentes
Você poderá visualizar a contagem de aprovações pendentes, despesas não declaradas e adiantamentos nesta seção.
| TAREFAS | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Aprovações Pendentes | Mostra a contagem dos relatórios que aguardam sua aprovação. |
| Despesas não declaradas | Mostra a contagem de suas despesas que não foram associadas a um relatório. |
| Adiantamentos não declarados | Mostra a contagem e o valor total dos adiantamentos que foram registrados, mas não foram associados a um relatório. |
Adição rápida
Você pode enviar seus recibos, registrar suas despesas e criar relatórios diretamente de sua página inicial.
Comece com os recibos carregando-os do computador, da conta na nuvem ou encaminhe-os para sua conta do Zoho Expense por e-mail. Esses recibos carregados serão verificados automaticamente assim que forem importados no Zoho Expense, se o recurso de verificação automática estiver ativado para sua organização.
Como alternativa, clique em Criar Despesa para criar uma despesa manualmente.
Além disso, crie um relatório de despesas rapidamente clicando em Criar relatório e adicione todas as suas despesas.
Resumo de relatórios
A seção Resumo de relatórios fornece uma visão geral dos detalhes do relatório, como o status, o valor total e o valor a ser reembolsado por seus relatórios. Nesta seção, você pode visualizar os detalhes do relatório de seus relatórios não enviados mais recentes e os relatórios que aguardam aprovação e reembolso.
| FILTRO DE RELATÓRIO | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Mais recente | Lista seus relatórios criados ou editados recentemente. |
| Relatórios não enviados | Lista os relatórios que ainda não foram enviados para aprovação e os que foram recolhidos. |
| Aguardando aprovação | Lista os relatórios que ainda precisam ser aprovados por seus aprovadores. |
| Aguardando Reembolso | Lista os relatórios que ainda não foram reembolsados. |
Viagens recentes
A seção Viagens recentes fornece uma visão geral da sua viagem mais recente. Você pode visualizar os detalhes da viagem, como status da viagem, duração da viagem, destino e status da reserva.
Para ver todas as suas viagens, clique em Ver tudo . Clique em + Nova viagem para criar uma nova viagem a partir desta seção.
Configurando seu perfil
Minhas configurações
Você pode gerenciar todos os seus registros oficiais e pessoais de suas despesas e viagens na página Minhas configurações . Ao garantir que seus documentos de viagem estejam disponíveis e atualizados no Zoho Expense, você pode ajudar sua equipe de viagens e empregadores a processar suas viagens e reembolsos com eficiência.
Isso não é tudo, definir suas configurações também pode ajudá-lo a simplificar seu processo de aprovação adicionando delegados e aprovadores ausentes, com base em sua hierarquia organizacional.
Adicionando detalhes pessoais e de viagem
Nesta seção, você pode gerenciar todos os seus dados pessoais e de viagem.
Ver e editar seus detalhes
Você pode visualizar seus dados pessoais e informações de viagem, como seu nome, número de telefone, etc. Em detalhes pessoais, você poderá visualizar seus dados e as políticas aplicáveis a você.
Nos detalhes da viagem, você pode adicionar informações como nome no passaporte, número de telefone comercial e endereço. Além disso, você também poderá editar os detalhes da sua viagem.
Para editar os detalhes da sua viagem:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Informações básicas .
- Clique no Ícone de edição ao lado dos detalhes da viagem.
Faça as alterações e clique em Salvar .
Documentos de viagem
Seu balcão de viagens exigirá seus documentos de viagem, como passaporte, visto, ESTA, etc., para reservar suas passagens. Você pode carregar e baixar seus documentos de viagem no Zoho Expense e seu balcão de viagens poderá acessá-los.
Adicionar documentos de viagem
Você pode carregar os arquivos que possui como documentos de viagem no Zoho Expense. Para adicionar documentos de viagem:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Documentos de viagem .
- Clique em + Adicionar documento de viagem .
Editar documentos de viagem carregados
Você pode editar os detalhes dos documentos de viagem carregados, adicionar ou excluir os documentos que você carregou no Zoho Expense. Veja como:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Documentos de viagem .
- Clique no Ícone Mais ao lado do documento de viagem que deseja editar.
- Clique Editar .
Baixar documentos de viagem carregados
Você pode baixar os arquivos que carregou como documentos de viagem no Zoho Expense. Baixar:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Documentos de viagem .
- Clique no Ícone de anexo ao lado do documento de viagem que deseja baixar.
Excluir documentos de viagem
Se o seu documento de viagem expirou ou não é mais necessário, você pode excluí-lo no Zoho Expense. Deletar:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Documentos de viagem .
- Clique no Mais ícone ao lado do documento de viagem que você deseja excluir.
- Clique Excluir .
Adicionando contas bancárias
Você pode adicionar suas contas bancárias somente se os reembolsos online estiverem configurados para sua organização.
Se seu administrador configurou reembolsos online, você pode adicionar suas contas bancárias para receber reembolsos. Para fazer isso:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda em Minha exibição .
- Na guia Informações básicas , role para baixo até a seção Minha conta bancária .
- Clique em + Adicionar conta bancária .
Insira seus dados bancários e clique em Salvar .
A conta bancária será adicionada e você receberá reembolsos nessa conta.
Atualização do endereço de e-mail de encaminhamento de recibo
Encaminhar seus e-mails que contêm recibos para o Zoho Expense é uma forma de importar recibos. Você encaminhará seus e-mails para um endereço de e-mail gerado pelo sistema e os recibos serão buscados no Zoho Expense. E você pode renomear a parte personalizável do endereço de e-mail gerado.
Para renomear:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Preferências .
- Clique em Atualizar .
- Renomeie seu endereço de encaminhamento de recibos.
- Clique em Salvar .
Definindo valores padrão
Ao criar uma despesa, relatório ou viagem, você pode ter alguns campos para os quais você pode preencher os mesmos detalhes todas as vezes. Em vez disso, você pode preencher previamente esses detalhes definindo valores padrão para suas viagens, relatórios e despesas. Assim, toda vez que você criar uma viagem, relatório ou despesa, os campos serão preenchidos previamente com os valores padrão que você definiu.
Por exemplo, você pode não alterar sua preferência de refeição para suas viagens ou a conta paga para suas despesas com tanta frequência. Portanto, selecionar sua preferência de refeição ou a conta paga toda vez que você criar uma solicitação de viagem pode se tornar redundante. Agora você pode definir a preferência de refeição para suas viagens ou a conta paga para suas despesas como valores padrão ao criar uma despesa ou uma viagem.
Observação:Você pode definir valores padrão para todos os campos presentes ao criar uma despesa, relatório ou viagem, incluindo os campos personalizados.
Para definir valores padrão:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda e navegue até Preferências .
- Clique em Configurar no módulo para o qual você deseja definir valores padrão.
- Selecione os campos e insira os valores.
- Clique em Salvar
Autorizando Delegados
Quando você estiver ausente do trabalho, poderá autorizar um usuário em sua organização a realizar ações em seu nome.
Você pode adicionar apenas um delegado para si mesmo. No entanto, você pode ser um delegado para qualquer número de usuários. Se você for um usuário com a função de remetente, poderá fornecer apenas acesso de envio aos seus delegados.
Para dar acesso a um delegado:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda.
- Clique em + Adicionar Delegado .
- Clique no usuário a quem deseja conceder o acesso delegado no campo Delegar acesso a .
- Selecione o tipo de acesso .
- Selecione a Data final na qual deseja que o acesso concedido ao seu delegado expire.
Observação:Se você não especificar uma data final, a data será definida como indefinida, ou seja, o delegado terá acesso até que você o revogue manualmente.
- Clique em Salvar .
Aprovador fora do escritório
Se você estiver saindo de férias ou envolvido em reuniões de negócios, poderá designar outro aprovador para aprovar as transações em seu nome. Ao atribuir um aprovador ausente, todas as transações enviadas a você serão encaminhadas automaticamente para o Guia de aprovações através da qual eles podem aprovar as transações. Além de aprovar as transações que são encaminhadas automaticamente para eles, um aprovador ausente também pode executar outras ações, como editar transações, encaminhar transações etc., que um aprovador ou um administrador normalmente podem executar em seu Módulo de aprovações .
Ao contrário dos delegados, os aprovadores ausentes não precisam alternar entre as exibições. Assim que um aprovador ausente for nomeado, todas as transações serão automaticamente encaminhadas para sua conta. Você também pode configurar a duração após a qual as transações deixarão de ser encaminhadas automaticamente para seu aprovador ausente. Seu aprovador de ausência temporária será o aprovador de todas as transações que são encaminhadas automaticamente de sua conta durante o período configurado.
Adicionar aprovador ausente
Pré-Requisito:Somente aprovadores e administradores podem ser nomeados como aprovadores ausentes. Você pode adicionar apenas um aprovador de ausência temporária para você.
Para adicionar um aprovador ausente:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda.
- Clique em + Adicionar aprovador de ausência temporária .
- Selecione o usuário que deseja nomear como seu aprovador de ausência temporária no menu suspenso Nome do usuário .
- Selecione uma Data inicial e uma Data final , após a qual o acesso concedido ao seu aprovador ausente expirará.
- Clique em Salvar . Todas as transações que serão enviadas a você durante a duração configurada serão automaticamente encaminhadas para a seção Aprovações do seu aprovador de ausência temporária.
Alterar aprovador ausente
Você pode alterar o aprovador de ausência temporária que já indicou ou pode ter o mesmo aprovador de ausência temporária e editar a duração do acesso concedido a ele.
Para alterar o aprovador ausente:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda.
- Clique no Ícone de edição ao lado do aprovador de ausência temporária.
- Modifique a duração do acesso ou altere seu aprovador de ausência temporária.
- Clique em Salvar e suas alterações serão salvas.
Excluir aprovador ausente
Você pode excluir o aprovador de ausência temporária que adicionou.
Deletar:
- Vá para Minhas configurações na barra lateral esquerda.
- Clique no Ícone de edição ao lado do aprovador de ausência temporária.
- Clique no Ícone da lixeira no canto inferior direito do pop-up.
- Clique em Excluir e seu aprovador de ausência temporária será excluído.